Dlaczego nie otrzymujesz feedbacku w procesie rekrutacyjnym?

Co Rozumieć przez Informację Zwrotną?

Informacja zwrotna to komunikat od innych osób dotyczący naszych działań, który ma na celu potwierdzenie, rozwój lub zmianę tych działań. Mimo iż w rekrutacji nie zawsze jest przestrzeń na tradycyjną informację zwrotną, jej rola jest kluczowa zarówno dla kandydatów, jak i rekruterów. Kandydaci najczęściej oczekują informacji o statusie procesu rekrutacyjnego i ostatecznej decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu ich aplikacji. Wymarzonym scenariuszem jest także uzyskanie uzasadnienia decyzji rekrutacyjnej.

Wyzwania Procesu Rekrutacyjnego

Proces rekrutacyjny, składający się z wielu etapów, rozpoczyna się od określenia potrzeb przez menedżera (tzw. hiring managera). Kluczowe do udzielenia finalnego feedbacku kandydatom jest właśnie określenie potrzeb przez hiring managera. Potrzeba to inaczej opis profilu kandydata, którego poszukujemy. Profil powinien zawierać oczekiwany poziom doświadczenia, wykształcenia, umiejętności („twarde” – tzw. zawodowe oraz „miękkie” społeczne) oraz postaw (spójność wartości, zachowań z kulturą organizacyjną). W organizacjach, które mają wdrożony tzw. model kompetencyjny, HR i hiring managerowie powinni wiedzieć jakich kompetencji poszukują u potencjalnych kandydatów, być w stanie je ocenić oraz być w stanie podjąć decyzję personalną opierając się o konkretne wytyczne. Model kompetencyjny to tzw. drogowskaz jakich konkretnie umiejętności potrzebujemy na danym stanowisku, a co więcej, jak te umiejętności określamy i jak je stopniujemy. Model kompetencyjny jest bardzo pomocny przy ocenie potencjalnych kandydatów, ponieważ ułatwia ocenę (wiemy co oceniamy), umożliwia porównanie kompetencji kandydatów, pozwala na przygotowanie sensownej argumentacji wyboru kandydata oraz przekazanie informacji zwrotnej. HR oraz zewnętrzne firmy rekrutacyjne starają się spełnić wymagania hiring managera, identyfikując i oceniając kandydatów według określonych kompetencji. Użycie modeli kompetencyjnych może ułatwić ocenę i wybór kandydatów, jednak nie każdy proces rekrutacyjny jest idealnie zorganizowany, co często prowadzi do niejasności i frustracji po stronie kandydatów.

Przyczyny Braku Informacji Zwrotnej

Niestety, wiele przyczyn przyczynia się do braku informacji zwrotnej dla kandydatów. Do najczęstszych należą:

1. Brak szczegółowej informacji od klienta – w przypadku headhunterów/ rekruterów. Takie sytuacje niestety się zdarzają. Klienci wówczas ograniczają się do informacji, z którym kandydatem planują podpisać umowę o pracę, poniekąd zapominając o pozostałych uczestnikach.
2. Brak umiejętności udzielania feedbacku – obawa przed udzielaniem feedbacku, a co więcej przed reakcją kandydata na informację zwrotną.
3. Zapomnienie - czasami nie intencjonalnie, z powodu przytłoczenia innymi obowiązkami.
4. Ograniczenie się do suchej informacji zwrotnej otrzymanej od klienta („tak/ nie”). W przypadku rekrutacji prowadzonej bezpośrednio przez reprezentanta firmy (zazwyczaj specjalista ds. HR, „talent sourcer” specjalista ds. rekrutacji) – błędne poczucie, że informacja („tak/ nie”) jest wystarczająca.
5. Zbyt słabe argumenty do udzielenia bardziej szczegółowej informacji zwrotnej, obawa przed reakcją kandydata, która może być uzasadniona.
6. Błędy w procesie rekrutacyjnym – oczekiwania względem kompetencji kandydatów nie są dobrze zdefiniowane, kryteria nie są jasne – ocena nie jest przeprowadzona rzetelnie (bardziej bazuje na odczuciach niż na faktach).
7. Brak czasu – nie dostrzeganie wagi informacji zwrotnej. Nie optymalny proces rekrutacyjny (nie uwzględnia „feedbacku”), brak inwestycji w budowanie relacji na przyszłość, nie dostrzeganie wpływu informacji zwrotnej na „Employer Branding”.
8. Inne związane z indywidualnymi cechami bądź stylem pracy osoby rekrutującej.

Należy mieć świadomość, że główną misją headhuntera lub rekrutera jest znalezienie odpowiedniego kandydata w możliwie najkrótszym czasie, co jest bezpośrednio związane z ich systemem wynagrodzeń. Pozostawienie stanowiska nieobsadzonym generuje dla firmy wymierne straty. W związku z tym, przekazywanie szczegółowej informacji zwrotnej nie znajduje się na czele listy priorytetów – rekruterzy i headhunterzy nie są angażowani do roli konsultantów feedbackowych. Proces udzielania informacji zwrotnej jest traktowany jako inwestycja długoterminowa, aczkolwiek należy pamiętać, że zakres otrzymywanych danych zwrotnych ogranicza się głównie do analizy kompetencji niezbędnych na danym stanowisku. Oczekiwanie na szczegółową analizę własnych umiejętności w tym kontekście może okazać się niewłaściwe. Przygotowanie dokładnej informacji zwrotnej jest czasochłonne i wiąże się z kosztami, co przy dużej liczbie kandydatów stanowi istotne obciążenie dla organizacji.

Jakość informacji zwrotnej

Oczekiwana informacja zwrotna, szczególnie ta bardziej szczegółowa, powinna koncentrować się wyłącznie na adekwatności kompetencji kandydata do wymagań pracodawcy. Zdarza się, że niezręczne przekazywanie informacji zwrotnych może demotywować kandydatów.

Prawdziwie konstruktywny feedback, który służy rozwojowi, rzadko jest dostępny w trakcie procesów rekrutacyjnych. Gdy już się pojawia, jest zwykle ograniczony do specyfiki danego miejsca pracy i organizacji, przez co jest selektywny. Dlatego też nie należy przyjmować go jako kompleksowej oceny osobistej. W przypadku, gdy priorytetem jest głębsza analiza i rozwój własnych kompetencji, warto zasięgnąć rady coacha lub doradcy kariery.