On-line interview - jak się przygotować?

Rynek kandydata, globalizacja, skrócenie czasu zatrudnienia kandydatów – te czynniki coraz częściej wpływają na organizację procesu rekrutacyjnego. W swojej działalności rekrutacyjnej od lat z wieloma kandydatami nie spotykam się osobiście. Firma, którą reprezentuję świadczy usługi rekrutacyjne na poziomie międzynarodowym, sama jestem odpowiedzialna za region CEE. Rekrutuję kandydatów na stanowiska specjalistyczne i menedżerskie. Procesy rekrutacyjne po stronie klienta są wielostopniowe. Szanując czas kandydatów korzystam z technologii. Klienci również część rozmów rekrutacyjnych przeprowadzają on-line. W globalnych korporacjach proces rekrutacyjny jest najczęściej wielostopniowy. Potencjalny przełożony lub przełożony przełożonego jest zlokalizowany w innym kraju. Nie mogą pozwolić sobie czasowo, na osobiste spotkania na każdym etapie procesu rekrutacyjnego. Praca w takich firmach zazwyczaj wykonywana jest w tzw. wirtualnych zespołach. Ich członkowie pracują w różnych lokalizacjach i są przyzwyczajeni do komunikowania się on-line.

Technologia w przypadku rozmowy rekrutacyjnej ułatwia, przyśpiesza i uelastycznia sam proces. Co ważne - telefoniczne czy on-line interview jest tak samo istotne i diagnostyczne jak rozmowa bezpośrednia. Do tego typu interview należy przygotować się równie gruntownie, jak do klasycznej rozmowy.

Przygotuj się jak do klasycznej rozmowy z uwzględnieniem szczegółów technicznych.

Lista kontrolna:

Przygotowanie do typowej bezpośredniej rozmowy rekrutacyjnej

1. Sprawdź z kim będziesz rozmawiać. Warto sprawdzić profil on line współrozmówcy/ współrozmówców. Zwróćmy uwagę na ich ścieżkę kariery i edukację. Może okazać się, że np. kończyliśmy ten sam/ podobny kierunek studiów, mamy podobne uprawnienia lub pracowaliśmy kiedyś w tej samej organizacji. Sprawdźmy jakimi treściami te osoby się dzielą, do jakich grup należą. Wszystkie te informacje mogą okazać się przydatne podczas interview.
2. Przygotuj informacje o firmie. Przejrzyj stronę internetową, profil w mediach społecznościowych, sprawdź opinie, profile osób pracujących w dziale do którego aplikujesz.

Minimum informacji o firmie, które powinieneś / powinnaś przygotować to:

- Kiedy firma powstała?

- Jakie produkty/ usługi oferuje.

- Jak obecnie kształtuje się rynek na którym funkcjonuje?

- Jakie firmy stanowią dla niej konkurencję/ czym konkuruje?

- Jaką ma misję, wizję, wartości?

- Gdzie ma swoją główną siedzibę (centralę)?

- Kto reprezentuje zarząd firmy?

- W ilu krajach jest obecna?

- Jakie są krótko i długo terminowe cele firmy?

- Ilu zatrudnia pracowników?

- Kto należy do grona jej klientów?

- Jaką ma reputację?

- Jakie informacje Cię szczególnie zainteresowały/ dlaczego?

Nie musisz zapamiętywać tych informacji – warto wydrukować je sobie i mieć na biurku podczas rozmowy. Jeśli padnie pytanie o to, co wiesz o firmie to możesz śmiało powiedzieć, że przygotowałeś/ przygotowałaś sobie informacje – pokazać, że je masz i przytoczyć kilka najważniejszych faktów. Pytanie o to, co wiesz o firmie jest tak naprawdę ukrytym pytaniem o Twoją motywację do podjęcia współpracy. Osoba prowadząca interview nie oczekuje, że wyrecytujesz jej wszystko z pamięci. Warto w tym momencie opowiedzieć , co tak naprawdę nas do firmy przyciągnęło, co nas zainteresowało po lekturze informacji.

3. Przygotuj informacje o swoich dokonaniach w świetle oferowanego stanowiska.
4. Przygotuj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania rekrutacyjne. Są to między innymi pytania związane z: motywacją do objęcia danego stanowiska, sukcesami zawodowymi, ścieżką zawodową – zmianami zawodowymi i ich powodami, silnymi i słabymi stronami, planami zawodowymi, wyzwaniami/ trudnymi sytuacjami, z którymi się zetknęliśmy, naszymi wartościami, kulturą organizacyjną w której pracuje nam się najlepiej, kompetencjami, które chcielibyśmy nabyć lub rozwinąć, błędami, jakie popełniliśmy i co zrobiliśmy, żeby uniknąć ich w przyszłości, sposobami zarządzania własnym czasem, sposobami radzenia sobie ze stresem, z sytuacjami konfliktowymi, z trudnymi członkami zespołu, klientami etc.
5. Przygotuj swoje pytania do rozmówców. Ważnym elementem interview jest zadanie pytań pod koniec rozmowy. Twoje pytania świadczą o Twoim zainteresowaniu i motywacji do podjęcia pracy. Osoby prowadzące proces rekrutacji niżej oceniają kandydatów, którzy nie zadają żadnych pytań podczas interview. Przykłady pytań, które możesz zadać:

• Jakie są krótko/ długoterminowe cele tego stanowiska?
• Czy firma ma opracowany system szkoleń?
• Do kogo będę raportować i gdzie będzie/ będą zlokalizowany/ zlokalizowani mój przełożony/ moi przełożeni (w przypadku struktury macierzowej)?
• W jaki sposób będę rozliczny z osiągania celów?
• Co będę raportować i z jaką częstotliwością?
• W jak dużym zespole będę pracować?
• Jak wygląda typowy tydzień pracy na tym stanowisku?
• Jakie wyzwania stoją przed kandydatem zatrudnionym na to stanowisko?
• Jaki jest średni staż pracy w firmie?
• Jaka jest ścieżka kariery dla tego stanowiska?
• Jakie umiejętności sprawiają, że pracownicy Państwa firmy odnoszą sukcesy?
• Kiedy i w jaki sposób pracownicy udzielają i otrzymują informacje zwrotne?
• Które zachowania pracowników są nagradzane a które krytykowane?
• Jak będą wyglądały dalsze kroki w procesie rekrutacyjnym? Kiedy mogę spodziewać się informacji zwrotnej?

6. Przygotuj się do rozmowy na temat Twoich oczekiwań finansowych. Pytanie dotyczące Twoich oczekiwań finansowych zawsze pada podczas rozmowy rekrutacyjnej. Sugeruję podawanie oczekiwań finansowych w tzw. widełkach: od – do. Weź pod uwagę cały pakiet wynagrodzenia. Możesz negocjować różne części pakietu lub też samą podstawę. Pakiety wynagrodzeń mogą być jedynie standardowe – składające się z bazowego wynagrodzenia lub też mniej lub bardziej rozszerzone. Wiele międzynarodowych firm niemalże prześciga się w różnorodnych pakietach po to, by przyciągnąć pracowników. Oferowane są m. in: signing bonusy, bonusy roczne, finansowanie planu edukacyjnego, pakiet relokacyjny, samochód służbowy, dopłata do paliwa, miejsce parkingowe lub zwrot opłaty parkingowej, pakiet akcji, dodatkowe ubezpieczenie, dodatkowy pakiet medyczny, zmiana (nazwy) stanowiska, zmiana działu, dodatkowy płatny urlop, krótszy czas pracy (np. 35h tygodniowo, praca w innym miejscu (np. innej lokalizacji naszej firmy, praca z co – working office zlokalizowanego niedaleko naszego miejsca zamieszkania, „home office”), finansowanie lunchu (kupony lunchowe), (do)finansowanie do zajęć poza zawodowych, (do)finansowanie/ opieki nad dziećmi, szkoły, finansowanie członkowstwa w organizacjach/ stowarzyszeniach zawodowych, program outplacementowy, odprawa.
7. Zadaj profesjonalny, biznesowy ubiór.

Szczegóły techniczne

1. Zapewnij sobie dogodne warunki rozmowy.

- Przećwicz rozmowę. Sprawdź czy Twój sprzęt działa – zrób test techniczny (kamera, mikrofon, oświetlenie).

- Upewnij się kto do Ciebie dzwoni – gdyby okazało się, że sprzęt nie zadziałał, to będziesz mógł oddzwonić na jego telefon kom.

- Unikaj miejsc publicznych.

- Zapewnij ciszę. Zadbaj o to, bu żadne dźwięki Cię nie rozpraszały - wycisz telefon a najlepiej wyłącz go, tak jak wszelkie powiadomienia, wyłącz strony internetowe.

- Użyj słuchawek.

- Przygotuj pomieszczenie. Sprawdź na co pada kamera - ważne, żeby tło było neutralne i nie rozpraszało współrozmówcy.

2. Jeśli masz problemy techniczne np. nie słyszysz pytania to upewnij się czy dobrze zrozumiałeś. Jeśli to nie pomaga – zaproponuj rozmowę telefoniczną , zapytaj czy rozmówca dobrze Cię słyszy .

Jeśli to ważne dla dzwoniącego a masz problem z dźwiękiem – zaproponuj kontynuowanie rozmowy np. przez Zoom (video) i telefon (audio).

3. Podczas rozmowy: staraj się nawiązać kontakt wzrokowy tzn. patrz w stronę kamery, staraj się uśmiechać, usiądź prosto.

Po rozmowie:

• „Follow up”- thank you e-mail

Dobrą praktyką (zaczerpniętą z rynku amerykańskiego, u nas niestety jeszcze rzadko stosowaną) jest wysłanie do naszego współrozmówcy/ współrozmówców maila z podziękowaniem za czas poświęcony na interview. Warto również ponownie (jeśli podtrzymujemy nasze zainteresowanie) potwierdzić, że jesteśmy zmotywowani do objęcia oferowanego stanowiska. Jeśli np. mamy jakieś dodatkowe przemyślenia po rozmowie, które mogą pozytywnie wpłynąć na ocenę naszej osoby, to warto również napisać o tym w mailu. Polecam również, żeby w takim mailu podkreślić kompetencje oraz wartość dodaną jaką możesz wnieść do organizacji.

• Zaproszenie współrozmówców do grona naszych kontaktów (LinkedIn).

Nawet jeśli tym razem nie otrzymamy oferty pracy, to każda rozmowa rekrutacyjna szansą na rozwinięcie naszej sieci kontaktów. Być może w przyszłości w danej organizacji pojawi się inne stanowisko, którym będziemy zainteresowani. Warto wówczas skorzystać z już zbudowanego kontaktu. Rynek pracy jest dynamiczny – ludzie częściej zmieniają pracę, być może któryś z naszych rozmówców zmieni organizację i w przyszłości będzie poszukiwał kandydatów o naszym profilu zawodowym do zespołu. W swoim życiu zawodowym moi klienci stawali się kandydatami, konsultantami, trenerami, interim managerami i na odwrót. Polecam wykorzystywanie każdej możliwości do budowania swojej sieci zawodowej poza firmą, dla której pracujemy. Nasza sieć kontaktów stanowi nasz zawodowy kapitał.

• Analiza. Przypomnij sobie jakie pytania padły na rozmowie kwalifikacyjnej.

Czy gdybyś uczestniczyła/ uczestniczył w niej ponownie to co powiedziałabyś/ powiedziałbyś inaczej? O czym zapomniałeś/ Co następnym razem poprawisz? Warto zrobić sobie taki „rachunek sumienia”. Jeśli bardzo stresujemy się podczas rozmów rekrutacyjnych i czujemy, że nie wypadamy najlepiej, wówczas polecam skorzystanie z usługi coacha kariery/ doradcy kariery i odbycie symulacji interview. Dzięki temu otrzymamy szczegółową informację zwrotną, której nie udzieli nam żaden rekruter. Będziemy wiedzieli, co na przyszłość poprawić i jakich wypowiedzi unikać.

Najczęściej popełniane przez kandydatów błędy podczas rozmowy rekrutacyjnej to:

1. Brak odpowiedniego przygotowania.
2. Spóźnienie.
3. Nieodpowiedni ubiór.
4. Nieefektywna komunikacja podczas interview – np. brak sensownej argumentacji.
5. Brak entuzjazmu – motywacji.
6. Zbyt duża pewność siebie (arogancja) lub brak pewności siebie.
7. Złe wypowiadanie się o byłych pracodawcach.
8. Nie zadawanie pytań po lub podczas interview.